Logiciel VGP : ce qu'il doit faire en manutention et levage

Un logiciel VGP, pour une entreprise de manutention et levage, doit sortir à temps les engins qui arrivent à échéance chez chacun de vos clients, ranger le rapport du technicien sur la fiche de l'engin, et préparer la relance du client avec l'intervention qui suit. Quand quatre vérifications tombent la semaine de deux dépannages, le post-it collé sur l'écran du chef d'atelier ne suffit plus, et le planning d'atelier se refait à la main le lundi matin.

Qu'est-ce qu'un logiciel VGP ?

Un logiciel VGP est l'outil qui tient la liste des appareils de levage, calcule l'échéance de la prochaine vérification générale périodique de chacun, range les rapports et prévient avant la date. Le contrôle reste l'affaire du vérificateur ; le logiciel en garde la mémoire, engin par engin et client par client, et ne rend aucun appareil conforme.

La vérification générale périodique est le contrôle réglementaire des appareils et accessoires de levage, fait à intervalle fixe par une personne qualifiée qui, d'après l'INRS, peut appartenir ou non à l'établissement.

VGP levage : quels matériels sont concernés ?

Pour une entreprise de manutention, la liste est familière : chariots élévateurs, gerbeurs, nacelles, ponts roulants, palans, grues, et les accessoires comme les élingues et les palonniers.

Les périodicités à suivre

L'arrêté du 1er mars 2004 relatif aux vérifications des appareils et accessoires de levage fixe, dans son article 23, la vérification à douze mois en règle générale, et à six ou trois mois pour les appareils détaillés ci-dessous.

Quelles informations suivre pour chaque appareil de levage ?

La fiche de l'engin

La fiche de chaque appareil porte :

• le client utilisateur et le site où l'engin travaille
• le type, la marque, le modèle et le numéro de série
• la date de la dernière VGP et la prochaine échéance
• le dernier rapport et les observations encore ouvertes
• les ordres de travail déjà passés sur l'engin

Le numéro de série est la clé de la fiche : il relie la vérification aux codes défaut et à l'historique d'atelier, et suit le chariot qui change trois fois de client.

L'étiquette QR sur la machine

Avec une étiquette QR collée sur l'engin, le technicien scanne et voit les observations à recontrôler, et le client fait de même sans appeler votre bureau.

Les fonctionnalités d'un logiciel VGP

Un logiciel VGP propose en général :

• la planification par engin, par client et par technicien
• des alertes avant l'échéance, avec un délai que vous réglez
• la saisie sur tablette ou téléphone, avec photos et signature
• le rapport en PDF, partagé avec le client
• un tableau de bord des échéances du mois et des contrôles en retard

Planifier les échéances et prévenir avant la date

Une échéance de VGP se connaît des mois à l'avance. Le logiciel la pose dans le planning d'atelier quelques semaines avant, pour que le responsable voie la charge réelle et regroupe les visites d'un même client.

Suivre les observations jusqu'à leur levée

Une observation reste ouverte sur la fiche jusqu'à la réparation qui la lève, avec sa date. Le vérificateur suivant la retrouve en haut de la fiche au lieu de la découvrir page quatre du rapport précédent.

La VGP et la maintenance d'un chariot élévateur

La VGP constate l'état d'un engin à une date donnée. La maintenance d'un chariot élévateur, entretien préventif et réparations, le remet en état ou l'y garde. Les deux concernent la même machine et souvent le même atelier, avec des obligations et des documents distincts. Le logiciel les montre donc sur la même fiche, chacun à sa place.

Qui intervient sur une VGP, et qui doit voir le rapport ?

Autour d'une VGP se retrouvent le vérificateur, le responsable de l'appareil chez le client et votre atelier, et les trois ont besoin du même rapport.

Le client qui utilise l'engin

L'INRS précise que le résultat des vérifications est consigné dans un registre de sécurité tenu à disposition de l'inspection du travail. Le logiciel range donc chaque rapport là où le client le retrouve vite, en ligne ou par envoi automatique, plutôt que dans la boîte mail d'un technicien parti en congés.

Quand vous vérifiez le parc de vos clients, que doit faire le logiciel en plus ?

Un prestataire a besoin que chaque vérification déclenche la suite du travail, chez le client comme au bureau.

Relancer le client avant l'échéance

Les alertes courantes préviennent l'utilisateur du logiciel. Un prestataire a besoin que chaque échéance déclenche une relance au client, avec ses engins concernés et deux créneaux, et réserve l'intervention dans le planning d'atelier. Quand le client rappelle pour savoir quand passe le technicien, la réponse doit être sous les yeux de celui qui décroche, ce qui rejoint la question de gérer les appels entrants quand les techniciens sont en intervention.

De l'observation au devis de remise en état

Une observation relevée chez le client est une réparation à proposer, qui passe par le devis de remise en état, l'ordre de travail puis la facture. Un logiciel qui s'arrête au PDF laisse ce chemin au bureau, qui le refait à la main quelques jours plus tard.

Le compte rendu du technicien, sans ressaisie au bureau

Le compte rendu naît souvent sur une feuille ou dans une note, puis quelqu'un au bureau le retape pour le rapport, puis de nouveau pour le devis. Comptez chez vous combien de fois il passe sous un clavier avant la facture : chacun de ces passages est une saisie que l'outil devrait faire.

Un tableur suffit-il pour suivre les VGP ?

Pour une douzaine de chariots dans votre propre entrepôt, une colonne de dates tient la route. Pour le parc de vos clients, le tableur ne prévient personne tant qu'on ne l'ouvre pas, range le rapport loin de l'engin et ignore qu'un client a vendu ou déplacé un chariot, avec un fichier par client ou un seul que personne n'ose trier.

Logiciel VGP séparé ou outil branché sur votre ERP ?

Votre ERP connaît déjà vos clients et, souvent, leurs engins. Un logiciel VGP posé à côté oblige à tout saisir une deuxième fois, et deux bases de clients finissent par se contredire, en général le jour d'un contrôle.

Comment préparer le choix

Avant de choisir, demandez-vous où vit la liste des engins de vos clients avec leurs dates, et ce que votre ERP sait déjà faire sans que personne l'ait activé.

Stator est une entreprise française qui fait l'audit IA des entreprises industrielles de 10 à 199 salariés (maintenance industrielle, levage et manutention, machines, SAV), puis construit l'outil qui manque, branché sur l'ERP ou le logiciel déjà en place. Pour vous, l'audit IA de Stator est le premier pas.

Questions fréquentes sur le logiciel VGP

Un logiciel VGP est-il obligatoire ?

Aucun texte n'impose de logiciel : l'obligation porte sur la vérification elle-même et sur son résultat écrit, quel que soit l'outil qui les suit.

Un logiciel VGP peut-il se brancher sur notre ERP ?

Oui, dès lors que votre ERP laisse un autre outil lire ses clients, ses engins et ses interventions, par une interface ou par un export.

Dans un atelier qui vérifie le parc de ses clients, la VGP touche le planning, les comptes rendus, les devis et les relances. L'audit IA offert de trente minutes regarde où part le temps entre l'atelier et le bureau, et ce qui peut se brancher sur l'ERP que vous avez déjà.