Fiche d'intervention : modèle, signature client et facturation

Une fiche d'intervention, que beaucoup appellent bon d'intervention, est le document que le technicien remplit chez le client et lui fait signer : elle dit ce qui a été fait sur quelle machine, avec quelles pièces et en combien d'heures, et le bureau prépare la facture à partir d'elle.

Quand le « papier » signé reste dans le fourgon jusqu'au vendredi, la facture attend avec lui. La fiche est un maillon de la gestion des interventions de maintenance, celui que le client signe de sa main.

Que doit contenir une fiche d'intervention ?

Une fiche d'intervention doit identifier le client, le site et la machine, porter le numéro d'affaire qui la relie à votre ERP, décrire ce que le technicien a constaté et fait, lister les pièces posées avec leur référence et les heures réelles, dire dans quel état la machine est laissée, et recueillir les deux signatures.

Le modèle de fiche d'intervention, champ par champ

Ce modèle, écrit pour un atelier ou un SAV industriel, se recopie dans votre trame actuelle, sur papier comme sur tablette.

Les trois champs dont dépend la facture

Le numéro d'affaire, les pièces avec leur référence et les heures réelles décident du jour où la facture peut partir. D'après la fiche de Service-Public sur la facturation, chaque ligne d'une facture porte la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA, et la facture doit habituellement être émise au moment de la réalisation de la prestation de services.

Une pièce notée « joint » sans référence oblige quelqu'un à rappeler le technicien, et une fiche sans numéro d'affaire se rapproche à la main de la bonne commande dans l'ERP.

Comment remplir une fiche d'intervention sur place, une seule fois

Une information écrite sur la fiche ne devrait être retapée par personne ensuite, ni par le technicien le soir, ni par l'assistante administrative le lendemain.

Ce que le bureau remplit avant le départ

Le bureau reporte sur la fiche ce qu'il sait déjà par l'ordre de travail : le client, le site, la machine et le numéro d'affaire. L'ERP connaît l'adresse du client depuis des années, et il se passe très bien de la version manuscrite que le technicien en ferait sur le parking.

Ce que le technicien écrit avant de repartir

Le technicien note les heures au moment où il les fait, parce qu'une heure d'arrivée retrouvée de mémoire le vendredi est une estimation. Il écrit les pièces avec leur référence catalogue, celle que l'ERP reconnaîtra, et décrit son travail avec des mots que le client comprend en relisant.

Il fait relire et signer avant de remballer ses outils, quand le responsable est encore à côté de la machine et peut poser sa question. Une fiche signée sur le capot du fourgon a rarement été relue.

Ce que la signature du client engage sur le bon d'intervention

Dans l'usage, le client qui signe le bon d'intervention reconnaît ce que la fiche décrit, donc ce que la facture reprendra, ce qui évite la discussion le jour où elle arrive. La portée exacte de cette signature dépend de votre contrat ou de vos conditions générales.

Quand le client émet une réserve

La réserve s'écrit sur la fiche même, à côté de la signature, avec les mots du client, par exemple un bruit qui persiste. La suite à donner s'écrit juste en dessous, et le bureau sait ainsi que l'affaire reste ouverte.

Quand le client est absent

Le technicien fait signer la personne présente en notant son nom et sa qualité. S'il n'y a personne, la fiche part le jour même au client par email ou par un lien à signer sur téléphone, parce qu'une intervention sans signature se discute au moment de la facture et finit parfois en avoir.

Du bon signé à la facture le jour même

Après la signature, la fiche revient au bureau le soir ou en fin de semaine, quelqu'un la relit et la ressaisit dans l'ERP, va chercher l'heure ou la référence qui manque, et la facture part quand tout est complet.

Aucune source publique ne mesure ce délai dans la maintenance industrielle, et la mesure se fait chez vous : prenez vos vingt dernières fiches signées et comptez les jours entre la date de signature et la date de la facture.

La facture issue de la fiche changera bientôt de format : d'après la fiche de Service-Public sur l'obligation de facturation électronique, une PME doit émettre et transmettre au format électronique ses factures entre entreprises à compter du 1er septembre 2027.

Le chemin raccourcit quand la fiche arrive au bureau dès sa signature, complète, et que ses champs passent dans l'ERP sans être retapés. Nous avons décrit comment relier l'outil du technicien à votre ERP.

Papier, application mobile ou outil branché sur votre ERP ?

Le choix dépend de l'endroit où la fiche doit arriver : le papier suffit tant que quelqu'un la ressaisit sans retard dans l'ERP, et le jour où la facture attend la fiche, un format numérique qui envoie ses champs directement à l'ERP rend les jours perdus entre la signature et la facture.

Application mobile technicien : quand un logiciel du marché suffit

Si une application mobile technicien du marché porte vos champs, numéro d'affaire compris, et échange avec votre ERP, prenez-la, et nous vous le disons même si nous n'y gagnons rien. Faites-y remplir une vraie fiche de la semaine, puis regardez si elle arrive dans l'ERP sans être retapée.

Quand la fiche doit entrer dans l'ERP que vous gardez

Une application qui impose son propre formulaire, ou qui ne parle pas à votre ERP, ajoute une saisie au bureau. On construit alors le passage qui manque, et une application métier faite pour votre atelier reprend votre fiche telle que vos techniciens la connaissent.

L'IA lit une fiche papier photographiée, même manuscrite, en signalant ce qu'elle n'a pas pu lire, puis prépare le brouillon de facture dans l'ERP avec le champ qui manque. Une personne du bureau relit ce brouillon avant que rien ne parte chez le client.

Stator est une entreprise française qui fait l'audit IA des entreprises industrielles de 10 à 199 salariés (maintenance industrielle, levage et manutention, machines, SAV), puis construit l'outil qui manque, branché sur l'ERP ou le logiciel déjà en place. Stator commence par trente minutes en visio, offertes, puis construit un outil à la fois, sur devis, qui vous appartient.

Questions fréquentes sur la fiche d'intervention

Quelle différence entre une fiche d'intervention et un rapport d'intervention ?

La fiche d'intervention est le bon signé sur place qui sert de base à la facture, alors que le rapport est un document plus détaillé envoyé au client après coup, avec les mesures relevées et les recommandations pour la suite.

Faut-il laisser un exemplaire de la fiche au client ?

Oui, dans l'usage, le client garde un exemplaire de la fiche qu'il a signée, en double carbone ou en PDF envoyé par email dès la signature, pour comparer la facture à ce qu'il a signé.

Une fiche ou plusieurs quand deux techniciens interviennent ?

Une seule fiche par intervention suffit quand deux techniciens travaillent sur la même machine, avec une ligne par technicien pour ses heures d'arrivée et de départ, et le client signe une fois pour l'ensemble.

Si vos vingt dernières fiches montrent plusieurs jours entre la signature et la facture, nous pouvons regarder ce résultat ensemble pendant l'audit IA de Stator, trente minutes en visio, offertes et sans engagement.