Relance devis : quand relancer, trois modèles de mail et le tableau de suivi

Une relance de devis efficace suit un calendrier simple : une première relance par mail environ une semaine après l'envoi, une deuxième une semaine plus tard, un appel si les deux mails restent sans réponse, puis une dernière relance qui clôt le dossier avant la fin de validité du devis. C'est le repère que nous recommandons, à caler sur la date que le client vous a lui-même donnée.

Chez un client industriel, la relance demande où en est le devis et chez qui, parce que celui qui l'a demandé signe rarement.

Quand relancer un devis ?

Il faut relancer un devis quand le client a laissé passer la date de réponse qu'il avait annoncée, ou une semaine après l'envoi s'il n'en a donné aucune, puis suivre un calendrier fixé dès l'envoi et borné par la date de validité écrite sur le devis.

Le calendrier, de l'envoi à la dernière relance

1. Une semaine après l'envoi : vérifier que le devis est arrivé chez la personne qui décide.
2. Une semaine plus tard : demander où en est la validation et ce qui manque.
3. Après deux mails sans réponse : un appel, pour savoir si le devis est bloqué ou parti ailleurs.
4. Quelques jours avant la fin de validité : annoncer que le dossier sera classé, sans fermer la porte.

Un devis qui part sans date de validité se relance mal, parce que rien ne permet de dire au client que le dossier arrive à son terme. Hors quelques secteurs, le devis n'est pas obligatoire, donc personne d'autre que vous n'y écrira cette date.

Quand le devis attend la direction ou les achats du client

Le dirigeant d'un atelier de machines tournantes d'une dizaine de personnes nous l'a dit en juillet, sans qu'on lui pose la question : pour lui, la plus grande perte est la relance qu'on ne fait pas. Le devis part, l'agent de maintenance de l'usine met trois semaines à en parler à sa direction, le sujet passe à la trappe, et la pièce reste à l'atelier. Jusqu'au jour où le client rappelle : la pompe envoyée il y a deux ans, il la lui faut pour avant-hier.

Une relance qui demande à votre interlocuteur à qui il a transmis le devis, et ce qui manque pour décider, l'aide à le faire avancer chez lui. Quand la machine du client est démontée à l'atelier, chaque relance oubliée immobilise du matériel chez vous, donc ces devis de réparation, qui se discutent plus qu'un devis de pièce, passent en tête du suivi.

Par mail ou par téléphone ?

Pour relancer un devis, commencez par le mail, parce qu'il laisse une trace datée et que le demandeur peut le transférer tel quel à sa direction, puis passez au téléphone après deux mails sans réponse, quand un appel de deux minutes en apprend plus qu'un troisième message.

La peur de paraître insistant est fondée quand chaque relance redemande la même chose. Elle tombe quand chaque message apporte du neuf, comme la date de validité qui approche ou une place libre au planning de l'atelier. Le SMS sert surtout à annoncer un appel, rarement à relancer un décideur.

Relance devis par mail : trois modèles prêts à copier

Chaque modèle part à l'étape du calendrier qui porte son nom ; remplacez ce qui est entre crochets, et ne gardez la ligne sur l'atelier que si la machine du client y est.

Première relance : vérifier que le devis est chez la bonne personne

Objet : devis [numéro du devis], [machine ou prestation]

Bonjour [prénom], nous vous avons adressé le [date d'envoi] notre devis [numéro du devis] pour [machine ou prestation]. Est-il bien arrivé chez la personne qui doit le valider ? Si elle n'est pas en copie, indiquez-nous son nom et nous le lui envoyons directement, avec la fiche technique si elle en a besoin.

Deuxième relance : demander où en est la validation

Objet : devis [numéro du devis], point sur la validation

Bonjour [prénom], où en est la validation de notre devis [numéro du devis] chez vous ? S'il manque une précision technique, une variante ou un délai d'intervention pour décider, dites-nous lequel et nous le préparons cette semaine. Pour mémoire, [la machine] attend toujours à notre atelier.

Dernière relance : clore le dossier proprement

Objet : devis [numéro du devis], fin de validité le [date de validité]

Bonjour [prénom], sans retour de votre part avant le [date de validité], nous classerons le dossier du devis [numéro du devis], qui se rouvre sur simple réponse à ce message. Si le projet est abandonné ou confié à un autre atelier, pourriez-vous nous en donner la raison en une ligne ?

La raison du non, notée dans le suivi, sert le devis suivant.

Le tableau de suivi des devis

Le suivi des devis tient en un tableau de huit colonnes, une ligne par devis envoyé :

Ce tableau se tient là où vivent déjà les devis. Beaucoup d'ERP et de logiciels de devis savent sortir la liste des devis en attente avec leur date d'envoi, et souvent programmer un rappel : quand votre logiciel le fait déjà, nous vous le dirons. Si le suivi vit dans un tableur à côté, il doit lire les devis dans l'ERP plutôt que les faire ressaisir, et il existe plusieurs façons de relier un tableau de suivi à l'ERP que vous gardez.

Que peut-on automatiser dans la relance des devis ?

Dans la relance des devis, un outil peut calculer les dates de relance, préparer les brouillons à partir du devis, envoyer les deux premiers mails des devis courants et alerter le commercial après deux mails sans réponse, tandis qu'un humain garde les gros devis et l'appel.

Ce qui peut partir seul

La date de la prochaine relance se calcule à l'envoi du devis, et le brouillon se prépare à partir du devis lui-même avant que quelqu'un le relise. L'IA retrouve l'historique du client ; elle n'invente ni une remise ni un délai. Pour les devis courants, les deux premiers mails peuvent partir à leur date, et quand ils restent sans réponse, l'outil prévient le commercial pour qu'il décroche son téléphone.

Ce qui reste à la main

La relance d'un gros devis ou d'une réparation qui se discute reste à la main, comme l'appel et la réponse à une objection. Un outil qui relance tout le monde sur le même ton écrit au client de vingt ans comme à un inconnu, et le client de vingt ans le remarque avant vous.

Stator est une entreprise française qui fait l'audit IA des entreprises industrielles de 10 à 199 salariés (maintenance industrielle, levage et manutention, machines, SAV), puis construit l'outil qui manque, branché sur l'ERP ou le logiciel déjà en place. Pour la relance, nous partons de votre logiciel de devis, sans le remplacer : un chantier à la fois, sur devis, et l'outil vous appartient, comme une petite application métier branchée sur votre ERP.

Questions fréquentes sur la relance des devis

Qui doit relancer les devis dans une PME industrielle ?

Le devis de réparation se relance par celui qui connaît le dossier technique, et les devis courants par l'assistante ou le commercial sédentaire, avec un seul nom par devis dans le suivi.

Que répondre quand le client trouve le devis trop cher ?

Demandez-lui ce qui pèse dans le montant et proposez d'ajuster le périmètre, avec une variante ou une option retirée, avant de toucher au prix.

Savoir où vos devis s'arrêtent entre l'envoi et la signature, et ce qui pourrait en partir seul sans braquer vos clients, c'est ce que nous regardons pendant l'audit IA de Stator, trente minutes en visio, offertes et sans engagement.